Taxflow hat eine Menge Tricks auf Lager, die viel Handarbeit ersparen. Besonders einfach ist das Versenden von Dokumenten an die Mandanten. Hier kommen zwei Tipps für unfallfreies Arbeiten dabei, Überblick und tatsächliche Arbeitsersparnis.
Eigene Register zur Kommunikation
Taxflow kann über das gesamte DMS durch die Statusänderung eines Dokuments den Mandanten Dokumente zur Verfügung stellen. So verlockend diese Funktion ist, wir empfehlen einen Zwischenschritt, bevor der Taxflow-Briefträger losgeschickt wird. Nämlich eigene Register mit bestimmten Voreinstellungen für diese Zwecke anzulegen. Zum Beispiel:
- Taxflow-Kommunikation-Mandant
- Taxflow-Kommunikation-Finanzamt
- Taxflow-Steuerbescheide
- Taxflow–Steuerklärungen/Jahresabschlüsse
- Taxflow-Lohndokumente
- …
In Taxflow wird festgelegt, welches Register ganz oder nur zum Teil mittels eines bestimmten Status dem Mandanten freigegeben wird.
Erst danach werden die Dokumente, die zum Mandanten sollen, per Drag-and-drop auf diese Ordner gezogen – und der Taxflow-Briefträger rennt los.
Warum dieser zusätzlichen Schritt?
Verständlichkeit
Der Name des Registers ist Programm. Unabhängig vom jeweiligen Mandanten, unabhängig vom Datum. Was hier abgelegt wurde, ist kommuniziert worden. Das verstehe ich auch, wenn ich den Mandanten sonst nicht betreue oder dieses Register zuletzt vor zwei Jahren genutzt habe. Daher auch Vorsicht mit abgekürzten Registernamen, Verständlichkeit geht vor.
Überblick
Jedes Dokument hat einen in den DMS ersichtlichen Status bekommen und wurde dem Mandanten übermittelt. Darauf kann ich mich verlassen. Wenn ich Dokumente in anderen Registern durch Statusänderung „dem Taxflow-Briefträger übergebe”, verliere ich schnell den Überblick.
Bewusstheit
Erst wenn ich Dokumente in den Kommunikations-Ordner ziehe, gehen sie auf die Reise. Das schließt Fehler nicht aus, macht sie aber besser nachvollziehbar. Und es besteht die Chance, dass ich meinen Fehler bemerke, bevor ich ihn vollende.
Stapelweises Verschieben von Dokumenten im DMS per Rechtsklick
Profis wissen es bereits. Und wenn Sie nicht dazu gehören, lesen Sie einfach weiter und lassen sich nichts anmerken.
Die Eigenschaften eines Dokuments kann ich einsehen durch einen Klick auf das Dokument (um es zu markieren), anschließendem Rechtsklick und Auswahl von „Eigenschaften“ im aufgehenden Kontextmenü.
Wenn ich den Status mehrerer Dokumente ändern möchte, kann ich sie markieren und dann per Rechtsklick ihre Eigenschaften in einem Schwung verändern. Es ist nicht notwendig, die Dokumente nacheinander aufzurufen.
Dies hilft dabei das DMS auch mal aufzuräumen und sauber zu halten.
